有料セミナー申込フォームの必要項目｜案内文テンプレート付き

有料セミナーの申込フォームは、氏名とメールアドレスを基本に、必要なら人数や質問を足します。聞くことが多いと入力に手間がかかり、必要な情報がないと、あとから聞き直すことになります。

この記事では、ヨヤクーで初めて募集する方に向けて、必要な項目を選び、募集ページと申込後の案内をそろえる方法を紹介します。「10人まで・参加費3,000円のオンラインセミナー」を例に、自分の募集に合わせて考えてみてください。本文のセミナーは、説明のための架空の例です。

募集ページには、参加するか決めるための情報を書く

参加する方が最初に知りたいのは、「自分に合う内容か」「その日に参加できるか」「いくらかかるか」です。この答えを募集ページに書きます。フォームで入力してもらうのは、参加者の名前や連絡先です。

たとえば、今回のセミナーなら、次のように案内できます。

「SNSを学べます」だけでなく、「告知文を1つ作ります」と書くと、何ができる時間なのか伝わります。料理教室なら「作る料理」、ヨガ教室なら「初めての方も参加できるか」など、自分の講座に合わせて具体的にしましょう。

この文に、キャンセルや返金の条件を加えます。参加する方がキャンセルしたら「いつまでなら、いくら返すか」、主催者が中止したら「どう連絡し、返金するか」を決めて書きます。録画がない、パソコンが必要など、参加を決めるうえで大切なことも添えてください。有料で募集するときに必要な表示は、消費者庁の案内も確認しましょう。

入力項目は「その答えを何に使うか」で選ぶ

項目を増やす前に、「この答えがないと、何の準備ができないだろう」と考えます。今回は1人ずつ申し込むオンラインセミナーなので、基本は次の2つです。

• 氏名：参加者の名簿を作り、当日来た方を確認する
• メールアドレス：支払いの案内や参加URLを届ける

今回の例では郵送物がないので、住所は聞きません。会社名や職業も、講座の準備に使わなければ不要です。

ヨヤクーの画面でも、どこが「必須」になっているかを確認しましょう。

人数・電話番号・事前の質問は、必要な場合だけ

参加人数は、友人や家族の分をまとめて申し込めるときに聞きます。「ご本人を含めて何人ですか」と書きましょう。2人分の申込が1件届いたら、席は2つ使います。10人の定員を、申込の件数だけで数えないようにします。初めてなら、今回の例のように1人ずつの申込にそろえると管理しやすくなります。

電話番号は、当日の会場変更などを急いで知らせるときに役立ちます。聞くなら「当日の急な連絡に使います」と理由も添えます。メールだけで連絡できる開催なら、無理に追加しなくても構いません。

事前の質問は、話す内容を準備するために使えます。今回なら「SNSの発信で、今困っていることがあれば教えてください」。思いつかない方も申し込めるよう、回答しなくても進める欄にします。

名前やメールアドレスの使い道も書いておきます。例は「ご入力いただいた情報は、このセミナーの申込受付と参加案内に使います」。実際の使い方に合わせてください。詳しくは個人情報保護委員会の案内で確認できます。次回の宣伝メールも送る場合は、別に受け取るかどうかを選んでもらいましょう。

申込後は、受付・入金確認・当日案内の順に進める

申込が来る前に、「誰が、いつ確認するか」を決めます。1人で主催するなら、たとえば平日の夕方に申込と入金を確認する時間を取っておきましょう。

申込を受けたら、支払いの案内を送る

今回の例は銀行振込なので、受付メールには金額・期限・振込先を書きます。募集ページと日付や金額が食い違わないようにしてください。

「翌営業日まで」は、この例で決めた目安です。毎日確認できない場合は、自分が対応できる日程に変えます。また、この文面を使うなら、返信を受け取れるメールアドレスから送りましょう。

実際の入金を確認してから、参加確定を伝える

銀行の入金明細で、名前と金額を確認します。「振り込みました」という連絡だけでは、入金済みにはしません。名前が違う方だけメールで知らせてもらえば、フォームで全員に振込のお名前を聞かずに済みます。

参加者の一覧では、「申込を受けた」「入金を確認した」「参加URLを送った」を分けて確認します。ヨヤクーで確認できる内容と、別に記録が必要な内容を、募集前に見ておきましょう。

カード払いを使う場合も、申込が届いただけで支払い完了とは考えず、実際の決済結果を確認します。上の振込案内は送らず、支払い方法に合った文面に変えてください。

参加URLを送り、届かない場合の連絡先も伝える

今回なら11月7日の18時までに、参加が確定した方へURLを送ります。「11月8日14:00開始です。こちらからご参加ください：【参加URL】」のように、当日に探す情報をまとめます。

メールアドレスの入力間違いや、迷惑メールに入ることもあります。募集ページにも「予定の日時を過ぎてもメールが届かない場合は、迷惑メールフォルダを確認し、【連絡先】へお問い合わせください」と書いておくと、参加する方が連絡できます。

募集前に、支払期限と参加者側の画面を確認する

今回の例では、支払期限まで席を取り置きます。10人が申し込んだら、まだ振り込んでいない方の席も含めて満席です。支払い済みの人数だけで数えると、10人を超えて受け付けてしまうおそれがあります。

期限まで支払いがなかった場合に、すぐ席を空けるのか、先に連絡するのかも決めます。今回は11月6日に本人へ確認し、参加しないと分かった方の席を空けることにします。期限を過ぎたら申込を取り消すルールにする場合は、その条件を募集ページに書いておきましょう。

開催直前まで申し込めると、振込の確認や参加URLの送付が間に合わないことがあります。申込締切は、支払いと案内に必要な日数から逆算して決めると無理がありません。

最後に、参加する方へ送るページをスマホで開きます。日時・料金が読めるか、答えなくてよい質問まで必須になっていないかを見てください。申込後に実際に届くメールも読み、次に何をすればよいか分かるか確認します。送信や決済まで試す場合は、実際の申込や請求が発生するかを先に確かめましょう。

この見本を使って、申込ページを1つ作る

まず、開催日時・参加費・定員・申込締切・支払期限を、自分の講座に置き換えましょう。募集文と、申込後に送る案内で日付や金額がそろっているかを確認します。

ヨヤクーで作る場合は、「はじめての申込ページを作る」で、一時保存からフォーム編集、公開前の確認まで進められます。有料で募集する方は、「有料サービスを販売する準備」で、必要な表示と使う支払い方法の設定も確認してください。

準備ができたら、参加者が見るページと届くメールを確かめてから案内しましょう。